Bab. 3 Menggunakan E-mail untuk Komunikasi

A. Fungsi E-mail Sebagai Alat Komunikasi

1. Penggunaan Internet untuk Komunikasi (E-mail)

E-mail (Electronic Mail) merupakan salah satu fasilitas tertua dalam penggunaan internet. Dengan adanya e-mail maka akan mempermudah orang dari seluruh dunia untuk saling berkomunikasi dalam waktu singkat. Salah satu alasan disebarluaskannya penggunaan internet sebagai jaringan komputer internasional adalah karena fleksibilitas dari berbagai jenis komputer yang dapat terhubung dengan internet.

Terdapat dua jenis e-mail, yaitu :

* E-mail berbaris web, pada e-mail jenis ini,seluruh aktivitas mengirim atau menerima e-mail dilakukan melalui sebuah situs yang disebut dengan web mail.
* E-mail berbaris client, dibutuhkan sebuah perangkat lunak apabila akan menggunakan e-mail pada e-mail jenis ini, misalnya Eudora atau Microsoft Outlook. Fasilitas yang disediakan perangkat lunak tersebut, antara lain fasilitas untuk menulis dan menulis dan mengolah e-mail tanpa harus terhubung dengan Internet.

2. Fungsi E-mail sebagai Alat Komunikasi

E-mail berasal dari kata electronic mail. E-mail atau surat elektronik adalah suatu cara untuk mengirimkan pesan dalam format data elektronik dari suatu komputer ke komputer lainnya. Pesan yang terdapat pada e-mail dibuat dengan pengolah kata yang menghasilkan suatu dokumen dan kemudian dikirimkan secara elektronik dengan menggunakan komputer.

Penggunaan e-mail memungkinkan data terkirim secara elektronik sehingga sampai di tujuan dengan sangat cepat. Kita dapat mengirimkan file berupa program, gambar, grafik, dan file lainnya. E-mail juga dapat digunakan untuk mengirimkan surat kepada keluarga di luar negeri. Dalam bidang bisnis, e-mail sudah digunakan untuk melakukan kesepakatan bisnis atau mengirimkan dokumen penting.

Terdapat banyak cara untuk mendapatkan e-mail, yaitu :

* Melalui penyedia e-mail gratis, hanya tinggal mengunjungi penyedia tersebut, mengisi data pribadi lalu kita pun akan memiliki e-mail secara instan.
* Undangan dari teman, melalui undangan (invite) dari teman kita yang telah memiliki account pada penyedia layanan e-mail tersebut.
* Dari Intenet Service Provider (ISP), ISP adalah perusahaan yang melayani koneksi internet.
* Dari perusahaan, e-mail yang diperoleh dari perusahan adalah e-mail yang diberikan oleh suatu perusahaan. Ciri khasnya adalah alamat e-mail ini memiliki identitas perusahaan dimana e-mail tersebut terdaftar.
* Memesan sendiri, cara ini hanya bertujuan untuk mendapatkan alamat e-mail khusus yang dapat kita tentukan sendiri, mulai dari nama domain, identitas diri, serta fasilitas yang ingin kita dapatkan dari e-mail tersebut. Untuk mendapatkannya kita harus memesan domain terlebih dahulu, kemudian memesan paket hosting untuk server, setelah itu kita dapat menggunakan e-mail tersebut.


B. Mailbox (Fisik dan Logik)

Alat komunikasi melalui media elektronik mempunyai keunikan tersendiri, baik dari kecepatan transfer data maupun kemampuannya untuk melakukan broadcast. Surat merupakan alat komunikasi yang sudah lama kita kenal. Mengirim surat dengan menggunakan metode konvensional, akan menghasilkan sesuatu yang jelas dan isinya tidak harus selalu diklarifikasi.

Sedangkan melalui e-mail sangat mudah digunakan. Pengguna e-mail memiliki kotak surat yang disebut dengan mailbox yang tersimpan dalam mail server. Untuk dapat membuka mailbox, pengguna harus memasukkan user ID dan kata kunci (Password). Pesan yang diterima akan disimpan mailbox, selanjutnya pemilik mailbox dapat melakukan pengecekan isi, membaca, menjawab, menghapus, dan mengirim pesan (e-mail).


C. Adress dan Subjek E-mail

Terdapat berbagai macam penyedia layanan e-mail, diantaranya :

* Yahoo!, layanan dari Yahoo! yang beralamat di mail.yahoo.com
* Gmail, layanan dari Google yang beralamat di mail.gmail.com
* Hotmail, layanan dari Microsoft yang beralamat di www.hotmail.com
* Plasa, layanan dari Telkom yang beralamat di www.plasa.com

Nama login atau alamat pada umumnya terdiri atas 2 bagian utama, yaitu nama mailbox dan nama komputer dimana mailbox tersebut berada. Mailserver merupakan komputer tempat meletakkan mailbox, sedangkan setiap pengguna e-mail dapat kita sebut sebagai client. Format penulisan alamat e-mail dituliskan sebagai berikut :

* namamailbox@namaserver

1. Melakukan Pendaftaran di Yahoo Mail

Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

* Klik start
* Klik browser website
* Buka situs Yahoo Mail di http://mail.yahoo.com, di kotak Address
* Klik Sign Up, lalu isi form pendaftaran
* Isikan Enter the code pada bagian Verify Your Regristration
* Baca ketentuan layanan disediakan oleh Yahoo Mail. Pada bagian Term of Service, klik I Agree
* Setelah aplikasi diterima, sebaiknya mencatat Yahoo ID dan e-mail yang ditampilkan Yahoo!,
kemudian klik Continue to Yahoo! Mail
* Setelah mengklik Continue to Yahoo! Mail, kita akan masuk ke Yahoo! Mail yang kita miliki. Kita akan mendapat inbox yang berisi ucapan selamat bergabung di Yahoo!
* Proses untuk menjadi anggota Yahoo! Mail telah selesai. Kita sudah memiliki e-mail di Yahoo!. Untuk keluar dari Yahoo!, klik sign out

2. Menggunakan Yahoo! Mail

Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

* Klik start, pilih browser
* Buka situs Yahoo! di http://mail.yahoo.com, dengan cara mengetikan alamat tersebut di address. Isi Yahoo ID dan password, lalu sign in



D. Attachment File dalam E-mail

1. Mengirim E-mail

Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :

* Klik ikon Compose
* Akan muncul halaman Compose
* Pada kotak To, ketik alamat e-mail penerima, dan pada kotak subjek ketik perihal e-mail yang kita kirimkan
* Pada kotak CC (Carbon Copy), isikan dengan alamat tujuan lain yang mendapat tembusan e-mail, alamat e-mail akan ditampilkan pada e-mail penerima sehingga penerima tahu siapa yang menerima e-mail
* Pada kotak BCC (Blind Carbon Copy), isikan dengan alamat tujuan lain yang mendapat tembusan e-mail, tetapi alamat e-mail tidak ditampilkan pada e-mail penerima sehingga penerima tidak tahu siapa yang menerima e-mail
* Ketik isi e-mail yang ingin kita kirimkan
* Klik Send, untuk mengirim e-mail
* Akan muncul konfirmasi pengiriman e-mail kita
* Klik Back to Inbox untuk kembali ke kotak surat (inbox)

2. Mengirim Attachment File dalam E-mail

* Klik tombol Attach Files
* Pilih file yang akan kamu sertakan dengan cara mengklik tombol Browse.
* Klik Attach Files
* Selanjutnya, akan ditampilkan kotak proses pengambilan file (Attach Files).
* Lalu, klik tombol Continue to Message. Pastikanterlebih dahulu nama file yang kamu lampirkan muncul diatas tombol Attach Files.
* Klik tombol Send untuk mengirim e-mail beserta lampiran.


E. Melakukan Reply dan Forward

1. Melakukan Reply E-mail

Reply adalah fasilitas untuk membalas e-mail ke alamat si pengirim.

Langkah-langkahnya, yaitu:
* Buka surat yang terdapat di kotak surat.
* Klik tombol Reply, kemudian akan tampil halaman editor reply
* Klik tombol Attach Files jika kamu ingin menyertakan file atau dokumen lain
* Klik tombol Send.

2. Melakukan Forward E-mail

Forward adalah fasilitas untuk meneruskan e-mail yang kamu terima ke alamat e-mail lain selain alamat si pengirim.

Langkah-langkahnya, yaitu:
* Buka surat yang terdapat di dalam kotak surat (inbox)
* Klik tombol Forward, kemudian akan ditampilkan halaman editor forward.
* Tuliskan alamat e-mail tujuan pada kotak isian To
* Klik tombol Send.


F. Mengelola E-mail

E-mail yang kamu miliki dapat kamu kelola sendiri. Pengelolaan e-mail berarti kamu dapat menghapus e-mail, mengosongkan folder, atau memindahkan e-mail ke folder khusus yang sesuai dengan kategori yang kamu inginkan. E-mail yang sudah memenuhi inbox atau melewati batas memori yang ditetapkan akan menyulitkan kamu ketika akan menghapus e-mail tersebut.

Untuk menghapus e-mail yang sudah tidak kamu perlukan, gunakan cara berikut ini :
* Buka kotak surat kamu (inbox)
* Pilih e-mail yang ingin kamu hapus
* Klik pada bagian sebelah kiri Sender, sampai muncul tanda check list
* Klik tombol Delete maka file yang kamu pilih akan terhapus.

Jika terdapat e-mail yang masuk ke folder bulk sebaiknya kamu menghapus e-mail tersebut karena biasanya e-mail tersebut merupakan e-mail sampah (spam). Untuk menghapus e-mail sampah kamu dapat menggunakan cara berikut :
* Pada bagian Folders, pilih Bulk
* Langkah selanjutnya sama dengan langkah 2 sampai 4 pada saat kamu menghapus e-mail.


G. Melakukan Download Attachment dan Memindahkan pada Media Lain.

Jika kamu menerima file attachment, baik berupa gambar maupun dokumen lainnya, kamu dapat membuka dan menyimpan file tersebut ke media lain, seperti floopy disk, flash disk, atau harddisk. Hal ini dimaksudkan untuk mencegah penuhnya mailbox kamu akibat penyimpanan file attachment yang berukuran besar.
Jika sebuah e-mail mengandung file attachment maka kamu dapat melihat pada ikon attach file pada subjek atau judul.

Langkah-langkah untuk membuka dan atau menyimpan e-mail adalah sebagai berikut :
* Buka e-mail yang mengandung file attachment
* Selanjutnya, akan ditampilkan halaman e-mail yang kamu terima.
* Klik nama file attachment pada kotak subjek e-mail untuk membuka atau menyimpan (men-download) file lampiran.
* Klik Scan and Download Attachment, kemudian akan tampil kotak informasi pengecekan file attach terhadap virus.
* Klik Download Attachment jika file attachment yang sudah kamu scan benar-benar bebas dari virus.
* Akan muncul kotak dialog untuk download file. Pada kotak dialog tersebut, terdapat beberapa pilihan :
* Open, jika kamu hanya ingin membuka file attachment
* Save, jika kamu ingin menyimpan (men-download) file attachment
* Cancel, jika kamu ingin membatalkan atau menutup kotak dialog File Download
* More Info, jika kamu ingin mengetahui informasi lebih lanjut mengenai proses download
*Misalnya, kamu ingin menyimpan file attachment. Klik tombol Save, kemudian akan ditampilkan kotak dialog Save As.
* Tentukan direktori atau folder penyimpanan data pada kotak Save in.
* Ketikkan nama file.
* Klik tombol Save
* Klik tombol Open untuk membuka file hasil download atau Close untuk menutup file jika proses download telah selesai.


H. Kode Etik Penggunaan E-mail

Saat ini, komunikasi menggunakan e-mail banyak digunakan oleh masyarakat. Kebanyakan orang memanfaatkan komunikasi ini karena kemudahan dan kecepatannya. Walaupun tidak berkomunikasi secara langsung, penggunaan etika berkomunikasi dalam dunia maya juga harus kamu perhatikan. Etika dalam menggunakan surat elektronik (e-mail) sama dengan etika enulis surat biasa. Hindari sedapat mungkin hal-hal yang dapat menyinggung perasaan orang yang sedang kamu ajak berdiskusi atau berkomunikasi. Etika dalam berkomunikasi melalui e-mail disebut netiquette atau internet etiquette.

Berikut ini beberapa aturan yang perlu diketahui ketika kita berkomunikasi melalui e-mail, yaitu:
* Hindari penggunaan huruf kapital terhadap seluruh isi pesan.
Menulis dengan mengaktifkan huruf besar (tombol Caps Lock) dapat diartikan sebagai teriakan atau pertanda kemarahan dan kurang ajar atau tidak sopan. Gunakan huruf besar dan kecil pada tempatnya, bukan huruf besar semuanya, ataupun tulisan yang terbolak-balik.
* Hormati privacy orang lain.
Hal ini termasuik juga alamat e-mail mereka. Apabila kamu sedang mengirim e-mail ke sejumlah orang yang mungkin satu sama lainnya belum saling kenal, gunakan "Bcc" atau Blind carbon copy agar alamat-alamat e-mail mereka tidak saling diketahui.
* Ingatlah bahwa tidak semua orang suka menerima segala hal yang kamu anggap lucu.
Janganlah terus-menerus mengirim sesuatu pada mereka yang tidak pernah membalasnya, meskipun dengan ucapan terima kasih.
* Jangan teruskan surat berantai.
Kamu tentu merasa terganggu atau jengkel apabila seseorang mengirimi kamu sebuah e-mail tentang hal yang lucu atau cerita-cerita, kemudian meminta kamu untuk meneruskannya jika tidak akan mendapat musibah, Ini sangat menjengkelkan bagi penerima.
* Jangan melakukan Spam.
Mungkin kamu tidak sengaja melakukannya, tetapi banyak orang yang tidak menyadari jika mereka menggunakan alamat-alamat e-mail yang mereka dapat dari "forwarded e-mail", kemudian menggunakannya dengan tujuan yang tidak benar, ini termasuk spam.
* Perhatikan dulu susunan e-mail "forwards" kamu apabila ingin mengirim kembali sebagian atau seluruh pesan kepada pihak lain.
* Selalu isi bagian subjek, jangan dibiarkan kosong.
* Gantilah subjek atau judul e-mail apabila topik pembicaraan kamu berubah.
* Hapuslah pesan "Reply" yang tidak perlu.
* Jangan mudah tersinggung, reaksi belebihan, atau terburu-buru menghapus suatu e-mail tanpa berusaha memikirkannya dengan baik.
* Bersabarlah dalam menunggu balasan (reply).
* Jangan mengirim e-mail dengan lampiran (attachment) yang terlalu besar, kecuali memang diminta.
* Hindari kesalahan ejaan ataupun tatabahasa, tetapi tidak perlu mengkritik jika terdapat kesalahan pada e-mail yang kamu terima.
* Hindari penggunaan kata-kata "pedas" karena akan membuat orang merasa tidak enak hati.
* Baca Frequently Asked Question (FAQ) jika kamu bergabung dalam sebuah kelompok diskusi.