20 Desember 2009

Bab. 9 Mengelola dan Mencetak Lembar Kerja

4

A. Menggunakan Fasilitas Print Preview

Pada saat akan mencetak dokumen atau lembar kerja, sebaiknya terlebih dahulu melihat bentuk hasil pencetakan lembar kerja di layar monitor. Hal ini sangat berguna untuk memeriksa hasil cetakan sebelum dicetak menggunakan printer. Apabila hasil cetakan belum sesuai maka dapat dilakukan perbaikan untuk menghasilkan cetakan yang diinginkan. Untuk melihat bentuk hasil percetakan dilayar monitor, dapat dilakukan dengan menggunakan fasilitas Print Preview. Langkah-langkahnya, yaitu :
* Pilih menu File - Print Preview atau dengan menekan ikon Preview pada toolbar Standard.
* Selanjutnya, Microsoft Excel akan menampilkan jendela Preview, dimana pada jendela tersebut ditampilkan hasil cetakan lembar kerja.

Pada jendela Preview terdapat beberapa tombol yang dapat digunakan. Berikut ini keterangan tombol-tombol yang terdapat pada jendela Preview, yaitu :
* Next : Menampilkan halaman berikutnya.
* Previous : Menampilkan halaman sebelumnya.
* Zoom : Memperbesar atau memperkecil tampilan.
* Print : Menampilkan kotak dialog Print untuk melakukan pencetakan.
* Setup : Mengatur halaman, ukuran kertas, header/footer, dan margin dengan menampilkan kotak dialog Page Setup.
* Margins : Mengatur garis batas halaman
* Page Break Preview : Mengubah tampilan lembar kerja dalam format page break.
* Close : Menutup jendela Preview
* Help : Memunculkan fungsi bantuan.


B. Mencetak Lembar Kerja dan Buku Kerja

Pada bagian sebelumnya telah dijelaskan cara menampilkan lembar kerja ke layar monitor sebelum dicetak. Selanjutnya, akan dijelaskan cara mencetak lembar kerja atau buku kerja menggunakan printer dan mencetak ke file.

1. Mencetak Lembar Kerja

Untuk mencetak lembar kerja ke printer, sebelumnya lembar kerja sudah harus dibuka dan dalam keadaan aktif. Langkah-langkahnya, yaitu :
* Pilih menu File - Print, tekan tombol Print pada toolbar Print Preview, atau tekan tombol Ctrl + P pada keyboard. Selanjutnya, akan ditampilkan kotak dialog Print.
* Pada kotak dialog Print terdapat beberapa pilihan yang digunakan untuk mengatur pencetakan lembar kerja.

a. Printer, digunakan untuk menentukan ke mana dokumen akan dicetak.
- Name, memilih nama printer. Untuk memilih printer, dapat dilakukan dengan membuka tanda panah di samping kotak Name. Jika komputer hanya terhubung pada satu komputer, kita tidak perlu lagi mengubahnya. Jika komputer terhubung dengan jaringan komputer, kita dapat memilih printer lain yang tersedia dalam jaringan. Selain itu, terdapat tombol Properties yang digunakan untuk mengubah setting printer.
- Tombol Properties,mengatur pilihan-pilihan atau fasilitas yang tersedia pada printer.
- Tombol Find Printer, mencari printer tertentu dalam jaringan.
- Print to file, menyimpan hasil cetakan pada file untuk dicetak pada waktu lain atau pada printer lain yang tidak tesedia.

b. Print range, digunakan untuk menentukan halaman yang akan dicetak.
- All, mencetak semua halaman pada lembar kerja.
- Page(s), hanya halaman tertentu saja yang akan dicetak, dengan cara mengisi kotak From dengan halaman awal dan isi kotak To dengan halaman terakhiryang akan dicetak.

c. Print what, menentukan lembar kerja yang akan dicetak.
- Selection, mencetak sel-sel tertentu pada lembar kerja yang sedang diblok.
- Active sheet(s), mencetak semua isi lembar kerja yang sedang aktif.
- Entire workbook, mencetak semua lembar kerja yang terdapat pada buku kerja.
- Copies, menetukan jumlah salinan yang dihasilkan dengan mengisi jumlah salinan yang akan dihasilkan pada kotak Number of copies. Pilih Collate jika kita akan mencetak semua halamannya terlebih dahulu dan kemudian mencetak salinannya.

Langkah-langkah untuk mencetak sebagian lembar kerja, yaitu
* Pilih atau blok sel-sel yang akan dicetak.
* Pilih menu File - Print Area - Set Print Area.
* Buka kotak dialog Print dengan memilih menu File - Print atau dengan menekan tombol Ctrl + P pada keyboard.
* Selanjutnya, atur percetakan.

2. Mencetak ke File

Mencetak dokumen ke file sebenarnya sama dengan menyimpan lembar kerja tetapi format dari file-nya berupa suatu hasil cetakan seperti gambar. Dokumen yang dihasilkan dari percetakan dokumen lembar kerja ke file tidak dapat dibuka menggunakan Microsoft Excel karena formatnya tidak sama.
Untuk mencetak dokumen ke file, dapat dilakukan dengan cara berikut :
* Buka menu File - Print atau dengan menekan tombol Ctrl + P pada keyboard.
* Selanjutnya, akan ditampilkan kotak dialog Print. Tandai kotak Print to file. Selanjutnya, tekan tombol OK dimana akan ditampilkan kotak dialog Print to File.
* Pada kotak dialog Print to File, masukkan nama file pada kotak Output File Name. Hasil percetakan dokumen akan tersimpan dalam bentuk file.

Langkah - langkah mencetak bagian tertentu dari lembar kerja yang pertama kali harus memblok bagian tertentu terlebih dahulu dari lembar kwrja yang alkan dicetak. Langkah - langkah selanjutnya, yaitu :
* Pilih menu File - Print Area - Set Print Area.
* Buka menu File - Print atau dengan menekan tombol Ctrl + P pada keyboard.
* Selanjutnya, akan ditampilkan kotak dialog Print. Tandai kotak Print to file. Selanjutnya, tekan tombol OK dimana akan ditampilkan kotak dialog Print to File.
* Pada kotak dialog Print to File, masukkan nama file pada kotak Output File Name. Hasil percetakan dokumen akan tersimpan dalam bentuk file.


C. Mengatur Tata Letak (Layout) Cetakan

1. Mengatur Kertas

Pengaturan hasil cetakan tidak terlepas dari pengaturan ukuran kertas, karena setiap pencetakan tidak selalu menggunakan ukuran kertas yang sama. Penggunaan ukuran kertas dapat berubah - ubah sesuai dengan kebutuhan. Langkah - langkah untuk mengubah ukuran kertas pada Microsoft Excel, yaitu :
* Pilih menu File -Page Setup yang akan menampilkan kotak dialog Page Setup. Plih tab Page.
* Pada bagian tab Page terdapat beberapa pilihan untuk menentukan format kertas. yang digunakan, yaitu :

a. Orientation, mengatur ukuran pencetakan atau tata letak kertas. Pilihan yang dapat digunakan adalah tegak (Potrait) dan menyamping (Landscape).
b. Scaling, mengatur skala pencetakan.
- Adjust to, menetukan ukuran pencetakan berdasarkan presentase. Jika kotak Adjust to diisi dengan nilai 100 maka artinya normal, sedangkan jika lebih tinggi berarti diperbesar dan jika lebih rendah berarti diperkecil.
- Fit to, memadatkan isi hasil pencetakan menjadui sejumlah halaman yang ditentukan. Apabila kotak Fit to diisi dengan nilai 1 maka pencetakan akan disesuaikan agar tercetak pada satu halaman saja dan seterusnya sesuai dengan nilai yang dimasukkan.
c. Paper size, menetukan ukuran kertas yang akan digunakan dalam pencetakan. Hal ini dilakukan dengan menekan panah dan selanjutnya pilih ukuran kertas dari daftar pilihan yang muncul.
d. Print quality, menetukan kualitas pencetakan. Hal ini dilakukan dengan menekan panah kemudian menentukan kualitas hasuil pencetakan yang disediakan.
e. First page Number, menentukan nomor halaman petama, jika bukan 1. Secara default, pada kotak First page number terisi Auto. Apabila kotak tersebut diisi dengan nilai 2 maka penomoran halaman pertama akan dimulai dari angka 2.
f. Untuk mengatur format pencetakan lainnya dapat dilakukan dengan menekan tombol Options.
g. Tombol Print dilakukan untuk melakukan pencetakan ke printer.
h. Tombol Print Preview digunakan untuk menampilkan hasil cetakan di layar monitor.

2. Mengatur Margin

Untuk menghasilkan hasil cetak yang baik, kita juga harus memperhatikan pengaturan margin. Margin merupakan jarak antara tepi halaman kertas dengan tepi bidang lembar kerja. Margin atau badan pinggir halaman juga menetukan apakah bidang yang ingin dicetak dapat dimuat pada sebuah halaman atau tidak. Jika margin yang diatur melebihi batas halaman maka lembar kerja yang tercetak akan terputus. Langkah - langkah untuk mengatur margin, yaitu:
* Pilih menu File - Page Setup. Selanjutnya, akan ditampilkan kotak Page Setup.
* Pilih tab Margins.
* Selanjutnya, dapat dilakukan pengaturan margin dengan mengisi nilai margin dan pengaturan lainnya pada kotak yang tersedia.
a. Top, mengatur batas atas kertas.
b. Bottom, mengatur batas bawah kertas.
c. Left, mengatur batas kiri kertas.
d. Right, mengatur batas kanan kertas.
e. Header, mengatur letak header atau jarak tepi atas halaman ke header.
f. Footer, mengatur letak footer atau jarak dari tepi bawah halaman ke footer.
g. Center on Page, mengatur posisi rata tengah halaman. Apakan posisi rata tengah dari halaman ditentukan secara horizontal atau vertikal.

3. Mengatur Header dan Footer

Untuk membuat tampilan lebih menarik, akan lebih baik apabila suatu baris tambahan di bagian atas dan bawah dari halaman yang disebut header dan footer. Tampilan header dan footer juga dapat dilihat sebagai judul yang muncul pada setiap halaman atau beberapa halaman tertentu. Selain itu, header dan footer biasanya digunakan untuk memberi nomor halaman atau memberi identitas pada hasil cetakan.

Untuk membuat header dan footer dapat dilakukan dengan cara berikut :
* Pilih menu File - Page Setup yang akan menampilkan kotak dialog Page Setup. Lalu, pilih tab Header/Footer.
* Kamu dapat melakukan pengaturan header dan footer dengan memilih isi header dan footer yang tersedia dengan menekan tanda panah pada kitak Header dan Footer. Pada kotak tersebut tersedia berbagai header yang biasa digunakan, seperti nomor halaman, nama file, lokasi penyimpanan file, dan pilihan lainnya.
* Untuk membuat sendiri header dan footer dapat dilakukan dengan menekan tombol Custom Header atau Custom Footer.
* Setelah kotak dialog Header dan Footer ditampilkan, isi kotak section dengan teks yang diinginkan.
* Isi header atau footer dapat ditempatkan pada tiga posisi, yaitu, posisi kiri (Left section), tengah (Center section), dan kanan (Right section).
* Nomor halaman dari suatu dokumen dapat ditampilkan pada header atau footer.
* Untuk menyisipkan fungsi penempatan nomor halaman, tanggal, dan fungsi lainnya dapat digunakan toolbar yang terdapat pada kotak dialog Header atau Footer.

4. Mengatur Lembar Kerja

Pengaturan lembar kerja dapat dilakukan untuk mengatur daerah pencetakan. Dengan menentukan daerah pencetakan, kamu dapat mencetak dokumen yang menggunakan beberapa lembar kerja sekaligus. Selain itu, kita juga dapat menentukan apakah dalam pencetakan dokumen akan ditampilkan elemen-elemen lembar kerja seperti bingkai lembar kerja dan garis skala (grid).

Langkah-langkah yang dapat dilakukan untuk pengaturan lembar kerja, yaitu :
* Pilih menu File - Page Setup yang akan menampilkan kotak dialog Page Setup. Pilih tab Sheet.
* Untuk menentukan daerah yang akan dicetak dapat dilakukan dengan mengisi kotak Print area. Untuk mengisi kotak Print area, dapat kita lakukan dengan menekan tombol di sebelah kanan kotak tersebut. Selanjutnya, akan ditampilkan kotak dialog Page Setup - Print area. Isi kotak dialog tersebut dengan sel yang merupakan daerah yang akan dicetak.
* Pada bagian Print titles dimasukkan daerah judul lembar kerja yang akan ditampilkan pada setiap halaman pencetakan. Hal ini digunakan untuk menentukan daerah yang akan menampilkan judul pada setiap lembar kerja yang dipilih. Untuk menampilkan judul pada posisi atas yang akan selalu dicetak di bagian awal halaman, kotak yang diisi adalah Rows to repeat at top. Sedangkan, untuk menampilkan judul pada kolom yang akan dicetak pada bagian kiri halaman, dilakukan dengan mengisi kotak Columns to repeat at left. Untuk mengaktifkan kotak Rows to repeat at top atau Columns to repeaat at left, dapat dilakukan dengan menekan tombol di sebelah kanan pada setiap kotak tersebut.
* Fungsi yang dapat digunakan adalah fungsi untuk menampilkan elemen-elemen lembar kerja pada hasil pencetakan, yaitu :
a. Gridlines, menampilkan garis skala pada hasil pencetakan.
b. Row and column headings, menampilkan bingkai lembar kerja. Pilihan ini digunakan untuk mencetak nama kolom dan nomor baris.
c. Black and white, mencetak hasil pencetakan dengan warna hitam putih.
d. Draft quality, mencetak hasil pencetakan dengan kualitas draft sehingga menghemat tinta dan mempercepat proses pencetakan.
e. Comments, menampilkan komentar pada hasil pencetakan. Pilihan ini digunakan untuk menentukan posisi catatan atau komentar di bagian akhir dokumen atau tetap pada posisi dimana catatan atau komentar tersebut terlihat.
f. Cell errors as, mengatur karakter yang akan ditampilkan pada saat terjadi error pada suatu sel. Pada pilihan ini dapat menentukan apakah error dalam sel akan ditampilkan, dikosongkan, atau diganti dengan tampilan lain.
* Pada pilihan Page order, terdapat dua pilihan untuk menentukan urutan pembacaan lembar kerja. Down, than over dugunakan untuk menentukan pembacaan urutan lembar kerja dari atas ke bawah kemudian dilanjutkan ke samping kanan. Over, than down digunakan untuk mengurut lembar kerja dari kiri ke kanan kemudian dilanjutkan ke bawah.


D. Mengatur Lembar Kerja dalam Buku Kerja

1. Mengganti Nama Lembar Kerja

Langkah-langkah untuk mengganti nama lembar kerja, yaitu :

Cara 1
a. Klik tab lembar kerja yang akan diganti namanya, misalnya tab Sheet 1.
b. Klik dua kali tab lembar kerja tersebut dan selanjutnya ketikkan nama baru untuk lembar kerja tersebut. Selanjutnya, tekan tombol Enter pada keyboard.

Cara 2
a. Klik tab lembar kerja yang akan diganti namanya.
b. Klik kanan pada tab lembar kerja kemudian pilih Rename pada menu shortcut yang ditampilkan.

Cara 3
a. Klik tan lembar kerja yang akan diganti.
b. Pilih menu Format - Sheet - Rename.
c. Ketikkan nama baru lembar kerja yang kamu inginkan.

2. Menyisipkan Lembar Kerja

Secara default, Microsoft Excel menyediakan tiga lembar kerja (sheet) yang dapat ditambahkan sesuai kebutuhan. Langkah-langkah untuk menambahkan lembar kerja pada suatu buku kerja, yaitu :
* Pilih salah satu tab lembar kerja. Sebagai contoh, digunakan lembar kerja yang telah dibuat sebelumnya, di mana akan ditambahkan lembar kerja baru dengan nama Kelas D. Pilih tab lembar kerja dengan nama kelas C.
* Tekan tombol kanan mouse, di mana posisi penunjuk mouse masih berada pada tab Kelas C.
* Pilih Insert pada pilihan menu shortcut yang ditampilkan.
* Pada kotak dialog Insert, pilih Worksheet pada tab General kemudian tekan tombol OK.
* Selanjutnya, tan lembar kerja akan bertambah satu. Lembar kerja yang ditambahkan akan berada pada posisi di sebelah kiri lembar kerja yang aktif. Ganti nama sheet dengan nama Kelas D.
* Posisi Kelas D berada diantara Kelas B dan Kelas C. Unutk memindahkan posisi tan Kelas D dapat dilakukan dengan cara tekan dahan tahan tombol kiri mouse pada tab Kelas D kemudian geser mouse ke sebelah kanan tab Kelas C.

3. Menyalin Lembar Kerja

Isi suatu lembar kerja pada Microsoft Excel dapat disalin pada lembar kerja lain yang masih kosong. Hal ini dilakukan untuk memudahkan kita dalam bekerja pada saat memerlukan beberapa lembar kerja yang memiliki format dan isi yang sama. Sebagai contoh, pada buku kerja yang telah dibuat sebelumnya, terdapat lembar kerja dengan nama Kelas D. Lembar kerja tersebut belum terisi apapun.

Langkah-langkah menyalin isi data pada lembar kerja Kelas C, yaitu :
* Pilih tab lembar kerja yang akan disalin. Contoh, gunakan lembar kerja Kelas C.
* Blok isi lembar kerja tersebut dengan cara klik tombol kiri mouse dan tahan kemudian geser sampai memblok semua bagian yang akan disalin.
* Tekan dan tahan tombol Ctrl pada keyboard, selanjutnya klik lembar kerja Kelas D. Tab Kelas D akan berubah menjadi warna putih.
* Pilih menu Edit - Fill - Across Worksheets. Fasilitas Across Worksheets digunakan untuk menyalin isi data suatu sel atau range suatu lembar kerja ke beberapa lembar kerja lain dengan cara atau langkah lebih cepat.
Fasilitas lainnya, yaitu :
- Down, menyalin isi sel ke sel-sel yang terletak pada bagian bawahnya.
- Right, menyalin isi sel ke sel-sel yang terletak di sebelah kanannya.
- Up, menyalin isi sel ke sel-sel yang terletak pada bagian atasnya.
- Left, menyalin isi sel ke sel-sel yang terletak pada sebelah kirinya.
* Pada kotak dialog Fill Across Worksheet, pilih All kemudian tekan tombol OK. Pilihan All digunakan untuk menyalin isi sel atau range termasuk format selnya. Pilihan lainnya yaitu :
- Contents, menyalin isi sel atau range.
- Formats, menyalin format selnya saja.
* Terdapat beberapa cara untuk menyalin isi dari suatu lembar kerja. Cara lain untuk menyalin isi dari suatu lembar kerja adalah dengan menggunakan menu Edit - Move or Copy Sheet.

Untuk menyalin menggunakan fasilitas tersebut, yaitu :
- Pilih lembar kerja yang akan disalin.
- Pilih menu Edit - Move or Copy Sheet. Selanjutnya,akan ditampilkan kotak dialog Move or Copy.
- Untuk menentukan lokasi buku kerja di mana salinan akan ditempatkan, dapat dipilih pada daftar kotak pilihan To book. Pilih nama buku kerja yang sama jika ingin memindahkan lokasi lembar kerja pada buku kerja yang sama. Sedangkan, untuk memndah atau menyalin lembar kerja ke buku kerja baru, klik pilihan (new book).
- Pada kotak pilihan Before sheet, pilihlah lokasi lembar kerja di mana hasil salinan akan ditempatkan di sebelah kiri nama lembar kerja yang dipilih.
- Tandai kotak Create a copy untuk menyalin isi dari lembar kerja.
- Tekan tombol OK. Selanjutnya, tab lembar kerja akan bertambah satu dengan nama group.

4. Memindahkan Lembar Kerja

Selain menyalin isi dari suatu lemnar kerja, kamu juga dapat memindahkan isi dari lembar kerja. Mamindahkan isi lembar kerja sebenarnya tidak jauh berbeda dengan menyalin isi lembar kerja.

Langkah-langkahnya, yaitu :
* Pilih lembar kerja yang akan dipindahkan.
* Pilih menu - Edit Move or Copy Sheet. Selanjutnya, akan ditampilkan kotak dialog Move or Copy.
* Untuk menentukan lokasi buku kerja di mana lembar kerja akan dipindahkan dapat dipilih pada kotak daftar pilihan To book.
* Pada kotak pilihan Before sheet, pilih lokasi lembar kerja di mana lembar kerja akan dipindahkan.
* Biarkan kotak Create a copy tetap kosong karena lembar kerja hanya akan dipindahkan tanpa menyalin.

5. Menghapus Lembar Kerja

Suatu lembar kerja Microsoft Excel dapat dihapus apabila sudah tidak dibutuhkan. Langkah-langkah untuk menghapus lembar kerja ada beberapa cara, yaitu :
* Pilih tab lembar kerja yang akan dihapus.
* Pilih menu Edit - Delete Sheet.

Atau dengan cara berikut :
* Pilih lembar kerja yang akan dihapus.
* Letakkan posisi penunjuk mouse di atas tab lembar kerja yang akan dihapus.
* Klik kanan pada tombol mouse yang akan menampilkan menu shortcut.
* Pilih perintah Delete.
* Lembar Kerja akan terhapus dari buku kerja.







Bab. 8 Membuat Lembar Kerja Menggunakan Program Lembar Kerja

0

A. Membuat Lembar Kerja

1. Membuat Lembar Kerja Baru

Pada saat pertama kali membuka program aplikasi Microsoft Excel, secara otomatis akan terbuka sebuah buku kerja (workbook) baru yang masih kosong. Workbook merupakan file Microsoft Excel XP yang berisi satu atau lebih lembar kerja (worksheet) yang dapat digunakan untuk mengorganisasikan berbagai macam informasi yang berhubungan. Kita dapat memasukkan dan mengedit data pada beberapa lembar kerja secara bersamaan. Sebuah lembar kerja terdiri atas beberapa sel.
Nama default untuk sebuah buku kerja yang terbuka untuk pertama kalinya adalah Book1 dan buku kerja ini siap untuk dioperasikan. Pada waktu membuka buku kerja baru yang kedua, nama Book2 akan ditampilkan, demikian setersunya. Pada kondisi awal, sebuah buku kerja hanya terdiri dari tiga tab sheet dengan nama Sheet1, Sheet2, Sheet3.
Apabila kita ingin membuat buku kerja baru selain buku kerja yang sudah ada, kita dapat melakukan salah satu cara berikut :
1. Pilih menu File - New. Pada task pane New Workbook, pilih Blank Workbook pada bagian New.
2. Tekan tombol CTRL + N pada keyboard.
3. Tekan ikon New pada Standard toolbar.
4. Secara default, setiap buku kerja terdiri atas tiga sheet, di mana jumlah sheet dapat ditambah sesuai dengan kebutuhan. Untuk menambah sheet, kita dapat memilih salah satu dari dua cara berikut :
a. Pilih menu Insert - Worksheet
b. Klik kanan pada salah satu tab sheet, misalnya pada tab Sheet1. Selanjutnya pilih Insert.
c. Insert, pilih Worksheet pada pilihan menu yang ditampilkan. Pada kotak dialog Insert pilih worksheet.

2. Memasukkan Data

Untuk memasukkan data ke dalam lembar kerja, dapat kita lakukan dengan menggunakan mouse atau tombol tanda panah pada keyboard untuk berpindah antarsel. Terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan pada saat memasukkan data pada lembar kerja, yaitu sebagai berikut :
1. Posisi data yang dimasukkan akan berubah secara otomatis pada saat memasukkan data, seperti teks akan berada pada posisi rata kiri dan angka akan berada pada posisi rata kanan
2. Data yang diketikkan akan tertulis pada lembar kerja apabila kita menekan tombol panah atau mouse menunjuk sel lain
3. Data yang telah diketikkan pada lembar kerja dapat terhapus apabila pada sel tersebut kita mengetikkan sesuatu. Jika terjadi kesalahan pada saat pengetikan maka kita dapat memilih perintah Undo pada menu Edit. Cara lainnya adalah dengan menekan tombol Backspace pada keyboard untuk menghapus isi sel.
Jika kita ingin mengganti atau memperbaiki isi suatu sel maka dapat dilakukan dengan mengklik dua kali pada sel yang akan dirubah.

3. Menghapus data

Pada saat bekerja dengan Microsoft Excel, ada kalanya kita salah memasukkan data. Apabila data diketikkan belum masuk ke dalam sel maka data dapat diperbaiki dengan menekan tombol Backspace pada keyboard. Akan tetapi, apabila data sudah masuk ke dalam sel, terdapat beberapa cara yang dapat dilakukan untuk menghapus data. Langkah-langkah untuk menghapus data di antarannya sebagai berikut :
1. Tempatkan penunjuk sel pada sel yang akan dihapus datanya. Kita dapat menghapus beberapa sel sekaligus dengan cara memblok sel-sel tersebut
2. Tekan tombol Delete pada keyboard, selanjutnya data pada sel yang dipilih akan terhapus
3. Perlu diperhatikan bahwa kita hapus dengan cara di atas adalah isi atau data yang terdapat dam sel bukan formatnya. Jika kita akan menghapus data yang mempunyai format tertentu maka dapat dilakukan dengan memilih menu Edit - Clear kemudian pilih kondisi yang diinginkan, yaitu sebagai berikut :
1. All, menghapus data dan format tampilannya
2. Format, menghapus format tampilannya saja tanpa menghapus data pada sel tersebut
3. Contents Del, menghapus data tanpa menghapus format pada sel tersebut
4. Comments, menghapus komentar pada sel tersebut.

4. Bekerja dengan Sel

Pada saat bekerja dengan Microsoft Excel, biasanya kita tidak hanya bekerja dengan satu sel saja, tetapi beberapa sel sekaligus. Berikut ini tombol-tombol pada keyboard yang dapat digunakan untuk bekerja pada sel :
* (panah arah pada keyboard), Berpindah antarsel ke kiri, atas, kanan, bawah
* Enter, Berpindah satu sel ke bawah
* Tab, Berpindah satu sel ke kanan
* Shift + Tab, Berpindah satu sel ke kiri
* Shift + Enter, Berpindah satu sel ke atas
* Home, Berpindah ke kolom paling kiri atau kolom A
* Ctrl + Home, Berpindah ke awal lembar kerja atau sel A1
* Ctrl + End, Berpindah ke sel terakhir yang sedang digunakan
* Page Up, Berpindah satu layar ke atas
* Page Down, Berpindah satu layar ke bawah
* Ctrl + (panah kiri pada keyboard), Berpindah ke ujung deretan sel yang berisi di sebelah kiri (sama dengan End + panah kiri pada keyboard)
* Ctrl + (panah atas pada keyboard), Berpindah ke ujung deretan sel yang berisi di sebelah atas (sama dengan End + panah atas pada keyboard)
* Ctrl + (panah kanan pada keyboard), Berpindah ke ujung deretan sel yang berisi di sebelah kanan (sama dengan End + panah kanan pada keyboard)
* Ctrl + (panah bawah pada keyboard), Berpindah ke ujung deretan sel yang berisi di sebelah bawah (sama dengan *End + panah bawah pada keyboard).

Contoh sederhana bekerja dengan beberapa sel adalah pada saat kita akan memformat beberapa sel sekaligus atau membuat garis. Untuk memblok beberapa sel sekaligus, dapat kita lakukan melalui langkah-langkah berikut :
1. Tekan tombol Shift dan tombol panah
2. Tahan tombol Shift dan jangan dilepas sampai semua sel yang ingin di blok sudah terpilih semua
3. Setelah semua sel telah dipilih atau berubah warna menjadi gelap, lepaskan tombol

Sebagai contoh, kita dapat melakukan langkah langkah berikut :
1. Letakkan penunjuk sel pada sel B2
2. Tekan tombol Shift dan tombol panah kanan menuju sel E2
3. Tekan tombol Shift dan tombol panah bawah sampai dengan baris ke 10
4. Sel B2 sampai dengan E10 akan berubah warna menjadi lebih gelap, karena sel tersebut telah terpilih atau di blok.

Selain menggunakan tombol pada keyboard, untuk memblok sel juga dapat dilakukan dengan menggunakan mouse melalui langkah-langkah berikut :
1. Klik tombol kiri mouse, tahan tombol kiri mouse kemudian geser penunjuk mouse ke sel yang akan diblok atau dipilih.
2. Lepaskan tombol mouse setelah semua sel yang diinginkan telah diblok.

5. Menyimpan Lembar Kerja

Setelah buku kerja selesai dibuat, selanjutnya buku kerja dapat disimpan ke media penyimpanan, seperti harddisk, disket, atau media penyimpanan lainnya. Untuk menyimpan buku kerja dapat dilakukan dengan cara berikut :
1. Pilih menu File - Save, tekan tombol Ctrl + S, atau tekan gambar disket pada standard toolbar.
2. Selanjutnya, apabila buku kerja belum pernah tersimpan maka akan ditampilkan kotak dialog Save As. Pilih lokasi penyimpanan buku kerja pada kotak Save in. Misalnya, buku kerja akan disimpan pada My Document
3. Langkah selanjutnya, yaitu masukkan nama buku kerja pada kotak File name, misalnya beri nama file "latih1"
4. Kita dapat memilih jenis format file yang akan disimpan dengan menekan tombol pada kotak pilihan Save as type. Selanjutnya, untuk menyimpan buku kerja tekan tombol Save.


B. Menggabungkan Lembar Kerja

Pada saat membuka buku kerja baru pada Microsoft Excel, secara default setiap buku kerja baru akan berisi tiga lembar kerja (worksheet) dengan nama Sheet1, Sheet2, Sheet3. Ketiga lembar kerja tersebut dapat digunakan untuk membuat suatu buku kerja yang akan disimpan dalam satu nama file. Untuk menambah lembar kerja pada suatu buku kerja dapat dilakukan menggunakan menu Insert - Worksheet.
Tombol tombol pada keyboard yang biasa digunakan saat bekerja yaitu :
* Page Up, Berpindah satu layar ke atas
* Page Down, Berpindah satu layar ke bawah
* Alt + Page Up, Berpindah satu layar ke kiri
* Alt + Page Down, Berpindah satu layar ke kanan
* Ctrl + Page Up, Berpindah ke lembar kerja berikutnya
* Ctrl + Page Down, Berpindah ke lembar kerja sebelumnya

Pada saat bekerja dengan Microsoft Excel, kita dapat memilih beberapa lembar kerja sekaligus. Hal ini akan memudahkan pembuatan buku kerja yang membutuhkan bentuk laporan dengan format yang sama agar tidak perlu membuat laporan yang sama secara berulang. Fasilitas ini akan menghemat waktu dalam pembuatan buku kerja. Untuk menggabungkan beberapa lembar kerja sekaligus dapat dilakukan melalui langkah langkah berikut :
a. Pilih tab lembar kerja, Misalnya Sheet1
b. Tekan tombol Shift pada keyboard dan tahan kemudian pilih tab lembar kerja yang diinginkan yang akan dibuka secara bersamaan dengan lembar kerja sebelumnya. Sebagai contoh, dipilih Sheet2
Selanjutnya, tab Sheet2 akan berubah warna menjadi putih dan pada tittle bar atau judul buku kerja akan tertulis Group. Hal ini menandakan bahwa lembar kerja tersebut telah terpilih bersamaan dengan Sheet1.
Selanjutnya, setelah terpilih dua lembar kerja sekaligus, kita dapat membuat laporan di mana laporan ini akan tertulis pada Sheet1 dan Sheet2. Untuk menulis pada lembar kerja kita hanya perlu mengetik pada satu lembar kerja saja karena apapun yang tertulis pada Sheet1 akan tertulis juga pada Sheet2, begitu juga sebaliknya.


C. Memasukkan Data

Pada Microsoft Excel terdapat beberapa jenis data, seperti teks, angka, tanggal, dan waktu. Untuk memasukkan data ke dalam lembar kerja, dapat dilakukan dengan memilih sel di mana data tersebut akan dimasukkan, selanjutnya ketikkan data dan tekan tombol Enter atau Tab pada keyboard. Selain itu, kita dapat menggunakan tombol anak panah pada keyboard atau mengklik sel menggunakan mouse untuk memasukkan data yang telah diketik. Untuk membatalkan perintah memasukkan data ke dalam sel lembar kerja, tekan tombol Esc. Gunakan tombol Backspace untuk menghapus data yang salah pada saat memasukkan data. Ketika memasukkan data, Microsoft Excel XP secara otomatis akan mengenali data yang dimasukkan sebagai data teks, angka, tanggal, atau waktu, termasuk formula-formula yang dibentuk.

1. Memasukkan Data Teks

Untuk memasukkan data dengan jenis teks dapat dilakukan dengan mengetikkan data pada sel. Data dengan jenis teks merupakan suatu data yang terdiri atas karakter atau gabungan antara karakter dengan angka. Microsoft Excel secara otomatis akan mengatur posisi data jenis teks dengan format rata kiri.
Pada saat bekerja dengan Microsoft Excel, data jenis teks dapat ditampilkan dalam berbagai bentuk huruf (font), ukuran (size), warna (color), dan berbagai format lainnya. Untuk mengatur format dari tampilan teks dapat dilakukan melalui menu maupun menggunakan toolbar. Beberapa ikon pada toolbar Formatting dapat digunakan untuk mengatur format teks.
Beberapa pengaturan format teks :
1. Font, Memilih jenis huruf,
2. Font Size, Mengubah ukuran huruf.
3. Font Style, Mengubah tampilan huruf seperti ketebalan (bold), kemiringan (italic), dan garis bawah (underline).
4. Font Color, Mengubah warna huruf.

Selain menggunakan toolbar Formatting, untuk mengatur format teks dapat dilakukan melalui menu Format dengan cara sebagai berikut :
1. Pilih atau blok sel yang akan diatur.
2. Pilih menu Format - Cells atau dengan menekan tombol Ctrl + I pada keyboard.
3. Setelah kotak dialog Format Cells muncul, pilih tab Font.
4. Pilih dan tentukan format teks yang kita inginkan.

2. Memasukkan Data Tanggal dan Waktu

Data tanggal atau waktu yang dimasukkan harus sesuai dengan format yang berlaku pada sistem operasi yang sedang digunakan. Format tanggal pada Microsoft Windows biasanya adalah dd/mm/yy atau dd-mm-yy di mana dd adalah tanggal (Date), mm adalah bulan (Month), dan yy adalah tahun (year). Format tanggal dapat diubah sesuain dengan kebutuhan. Untuk mengubah format tanggal dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :
1. Pilih sel di mana akan dilakukan perubahan format. Pilih atau blok sel tersebut apabila sel yang dibutuhkan lebih dari satu sel.
2. Pilih menu Format - Cells atau dengan menekan tombol Ctrl + I pada keyboard. Selanjutnya, akan ditampilkan kotak dialog Format Cells.
3. Pilih tab Number, pada kotak pilihan Category pilih Date.
4. Selanjutnya, pada kotak pilihan Type akan ditampilkan format tanggal yang tersedia, pilih format tanggal yang diinginkan kemudian klik tombol OK.

Untuk memasukkan tanggal ke dalam sel, kita tingga mengetikannya sesuai dengan format yang telah dipilih sebelumnya. Secara default, format tanggal pada Microsoft Excel adalah mm/dd/yyyy. Jadi, apabila kita ingin memasukkan tanggal 25 Desember 2005 kita tinggal mengetikkan 9/25/2005 atau 9-25-2005.
Seperti ketika memasukkan data tanggal, untuk memasukkan data jenis waktu harus sesuai dengan format yang telah ditentukan. Format data jenis waktu pada Microsoft Excel adalah hh:mm:ss, di mana hh adalah jam (hours), mm adalah menit (minute), dan ss adalah detik (seconds). Untuk mengubah format waktu sama dengan mengubah format tanggal, yaitu sebagai berikut :
1. Pilih menu Format - Cells atau dengan menekan tombol Ctrl + I.
2. Pada kotak dialog Format Cells, klik tab Number. Selanjutnya, pada kotak pilihan Category pilih Time. Pada kotak pilihan Type akan ditampilkan bentuk format tampilan waktu yang dapat dipilih. Pilih format waktu yang kita inginkan.
3. Untuk memasukkan data jenis waktu dapat dapat dilakukan dengan mengetikkan angka kemudian dibatasi dengan titik dua, misalnya 14:30 atau 2:30 PM.

Data jenis tanggal dan angka dapat digunakan untuk berbagai kebutuhan seperti menghitung hari. Sebagai contoh, coba kita ketikkan data ="9/25/2005" - "9/25/2004" di sembarang sel. Pada saat kita menekan tombol Enter, akan ditampilkan angka 365 yang merpakan pengurangan dari tanggal 9/25/2005 dengan 9/25/2004.
Untuk menampilkan tanggal saat ini pada suatu sel, kita dapat mengetikkan =TODAY(). Sedangkan, untuk menampilkan tanggal beserta waktu saat ini dapat dilakukan dengan mengetikkan =NOW(). Selain itu, masuh banyak fungsi dari tanggal dan waktu yang dapat digunakan.
Beberapa fungsi tanggal :
1. =DATE(), Pengisian tanggal
2. =DAY(), Menampilkan tanggal
3. =MONTH(), Menampilkan bulan
4. =YEAR(), Menampilkan tahun
5. =DATEVALUE(), Mengubah teks menjadi tanggal
6. =WEEKDAY(), Menampilkan angka urutan hari dari input
Contoh : =YEAR("9/25/2005") akan menghasilkan 2005

Beberapa fungsi waktu :
1. =TIME(), Pengisian waktu
2. =HOUR(), Menampilkan jam
3. =MINUTE(), Menampilkan menu
4. =SECOND(), Menampilkan detik
5. =TIMEVALUE(), Mengubah teks menjadi waktu
Contoh : =TIME(21,30,30) akan menghasilkan 9:30 PM

3. Memasukkan Data Bilangan

Untuk memasukkan data dengan tipe angka pada Microsoft Excel, kita dapat menggunakan simbol mata uang atau simbol-simbol lainnya selama masih terdapat hubungannya dengan penghitungan angka yang dilakukan. Jika simbol yang digunakan tidak dianggap sebagai bagian dari angka maka data yang diketikkan akan berubah menjadi tipe huruf. Hal ini dapat dilihat dari posisi data, apakah berada di posisi rata kiri atau rata kanan. Data dengan tipe angka secara otomatis akan diletakkan pada posisi rata kanan, sedangkan data tipe huruf berada di posisi rata kiri.
Untuk mengubah format data angka, kita dapat melakukan langkah-langkah berikut :
1. Pilih sel di mana akan dilakukan perubahan format. Pilih atau blok sel tersebut apabila sel yang dibutuhkan lebih dari satu sel.
2. Pilih menu Format - Cells atau dengan menekan Ctrl + I pada keyboard. Selanjutnya, akan ditampilkan kotak dialog Format Cells.
3. Pilih tab Number dan pada kotak pilihan Category, pilih Number.
4. Selanjutnya, pada kotak pilihan Decimal places dapat ditentukan jumlah angka desimal di belakang koma yang akan ditampilkan.
5. Pada kategori Number, kita dapat menampilkan tanda pemisah ribuan dengan memilih kotak Use 1000 Separator (,).
6. Untuk mengubah tampilan angka negatif, dapat diubah melalui daftar pilihan Negative numbers dengan memilih format tampilan angka negatif yang akan digunakan.
7. Untuk mengubah format simbol mata uang, dapat dilakukan melalui pilihan Currency atau Accounting pada kotak pilihan Category. Hal ini dilakukan dengan memilih simbol mata uang yang akan digunakan pada daftar pilihan Symbol. Selanjutnya, untuk memasukkan data, kita hanya perlu mengetikkan angkanya saja tanpa mengetikkan simbol mata uangnya.

Selain menggunakan menu Format, untuk mengatur format tampilan angka dapat dilakukan dengan menggunakan toolbar Formatting.

Beberapa fungsi angka :
1. =INT(), Pembulatan angka
2. =ROUND(), Pembulatan angka berdasarkan nilai numerik tertentu
3. =ROUNDUP(), Pembulatan angka ke atas berdasarkan nilai numerik tertentu
4. =ROUNDDOWN(), Pembulatan angka ke bawah berdasarkan nilai numerik tertentu
Contoh : =INT(9.5) akan menghasilkan angka 9

D. Memformat Sel

Pada bagian sebelumnya telah dijelaskan cara mengubah format sel untuk angka, tanggal, waktu, dan teks. Pengaturan format dilakukan melalui menu Format - Cells dan selanjutnya membuka tab Number pada kotak dialog Format Cells. Pada bagian ini akan dijelaskan cara mengatur format sel untuk keperluan lainnya seperti mengatur tata letak teks, garis batas, latar belakang, dan proteksi.

1. Format Alignment

Format Alignment digunakan untuk mengatur perataan tampilan data pada suatu sel. Perataan teks atau angka dalam sel sebenernya secara otomatis dilakukan oleh Microsoft Excel, di mana data teks dibuat rata kiri, sedangkan angka dan tanggal dibuat rata kanan. Akan tetapi, kita dapat menentukan perataan teks itu sendiri, yaitu menggunakan tombol Align Left, Center, Align Right, atau Justify pada toolbar Formatting. Selain itu, kita dapat mengatur format perataan teks menggunakan menu Format untuk mengubah posisi rata kiri, kanan, tengah, atas, atau bawah pada suatu sel. Untuk memformat tata letak teks, lakukan langkah-langkah berikut :

1. Pilih sel yang akan diubah formatnya
2. Pilih menu Format - Cells atau dengan menekan tombol Ctrl + I pada keyboard
3. Setelah kotak dialog Format Cells muncul, pilih tab Alignment. Beberapa bagian yang terdapat pada kotak dialog Format Cells bagian tab Alignment, yaitu sebagai berikut :

a. Text Alignment - Horizontal, menentukan format perataan data secara horizontal. Selain itu, dapat diatur juga jarak indentasi apabila mengatur perataan secara horizontal, dengan mengisi kotak Indent dengan angka yang sesuai.

* General, format default yang ditentukan oleh Microsoft Excel. Data teks diformat rata kiri dan angka atau tanggal diformat rata kanan
* Left (Indent), data dalam sel akan diformat rata kiri
* Center, data dalam sel akan diformat rata tengah
* Right (Indent), data dalam sel akan diformat rata kanan
* Fill, data teks atau angka dalam sel akan diulang penulisannya sehingga memenuhi lebar sel
* Justify, data teks dalam sel akan diformat rata kiri dan kanan
* Center Across Selection, memformat data teks atau angka rata tengah terhadap range yang telah dipilih

b. Text Alignment - Vertical, menenttukan format perataan data secara vertikal
* Top, data dalam sel ditulis rata atas terhadap tinggi baris
* Center, data dalam sel ditulis rata tengah terhadap tinggi baris
* Bottom, data dalam sel ditulis rata bawah terhadap tinggi baris
* Justify, data dalam sel akan diformat rata atas dan bawah terhadap tinggi baris

c. Text Control, mengatur data pada suatu sel
* Wrap text, melipat teks ke baris baru atau data akan ditampilkan ke bawah jika lebar sel tidak mencukupi untuk menampung panjang teks
* Shrink to fit, menyesuaikan ukuran huruf suatu teks yang cukup panjang terhadap lebar kolom
* Merge cells, menggabungkan dua atau lebih sel menjadi satu.

d. Orientation, menentukan arah penulisan teks. Secara default, teks ditulis secara mendatar atau pada posisi horizontal dengan pembacaan teks dari kiri ke kanan. Akan tetapi, Microsoft Excel XP memberikan kesempatan untuk mengubah bentuk tampilan, yaitu penulisan teks secara vertikal atau miring berdasarkan sudut kecuraman tertentu dengan menuliskan nilai sudut kecuramannya pada bagian Degrees atau dengan menggerakan petunjuk arah teks
e. Right-to-left - Text direction, mengatur cara pembacaan pada suatu sel

4. Lakukan pengaturan perataan sel yang kita inginkan pada kotak dialog Format cells kemudian tekan tombol OK

2. Format Border

Format Border digunakan untuk membuat garis pembatas antarsel. Hal ini sangat berguna untuk membuat tabel-tabel agar terlihat lebih teratur. Untuk mengatur garis pembatas dan bingkai, dapat dilakukan melalui langkah-langkah berikut :

1. Pilih sel yang akan diubah formatnya.
2. Pilih menu Format - Cells atau dengan menekan tombol Ctrl + I pada keyboard.
3. Setelah kotak dialog Format Cells ditampilkan, pilih tab Border. Beberapa bagian yang terdapat kotak dialog.
Format Cells bagian tab Border, yaitu sebagai berikut :
a. Presets, terdapat beberapa pilihan, yaitu sebagai berikut :
* None, menghapus seluruh garis pembatas dan bingkai.
* Outline, menampilkan garis pembatas di bagian luar dari sel.
* Inside, membuat garis di bagian dalam sel atau di antara sel.
b. Border, posisi garis yang diinginkan atau bagian sel yang akan diberi border atau garis pembatas.
c. Line - Style, pilihan garis yang dapat digunakan seperti garis putus-putus, garis ganda, dan pilihan lainnya.
d. Color, mengubah warna garis.
4. Lakukan pengaturan border pada sel yang kita inginkan kemudian tekan tombol OK.

Selain menggunakan menu Format, pengaturan border pada sel dapat dilakukan menggunakan ikon Borders pada toolbar Formatting. Caranya, pilih sel-sel yang akan diberi border, kemudian pilih jenis garis pembatas dengan cara mengklik ikon Borders pada toolbar Formatting. Pengaturan border sel juga dapat dilakukan secara langsung dengan menggambar garis pembatas sendiri menggunakan mouse dengan memilih fasilitas Draw Borders melalui ikon Borders. Ketika kita memilih fasilitas tersebut maka akan ditampilkan toolbar Borders untuk melakukan pengaturan border sel.

3. Format Color dan Pattern

Format Color dan Pattern digunakan untuk mengatur pemberian warna dan latar belakang dari suatu sel yang dipilih. Untuk mengatur format Color dan Pattern, dapat dilakukan melalui langkah-langkah berikut :

1. Pilih sel yang akan diubah formatnya.
2. Pilih menu Format - Cells atau dengan menekan tombol Ctrl + I pada keyboard..
3. Setelah kotak dialog Format Cells ditampilkan, pilih tab Patterns. Beberapa bagian yang terdapat pada kotak dialog Format Cells bagian tab Border, yaitu sebagai berikut :
* Color, memilih warna latar belakang dari sel.
* Pattern, mengubah latar belakang suatu sel dengan corak atau pola tertentu.
Sebelum pilihan warna dan latar belakang diterapkan pada sel, kita dapat melihat contoh tampilan pada kotak Sample.
4. Lakukan pengaturan warna dan pola sel sesuai keinginan kita kemudian tekan tombol OK.

Selain penggunaan menu Format, pengaturan warna sel dapat dilakukan menggunakan ikon Fill Color pada toolbar Formatting. Caranya, pilih sel-sel yang akan kita beri warna kemudian klik salah satu warna yang kita inginkan melalui ikon Fill Color pada toolbar Formatting

5. Format Protection

Untuk menjaga agar data pada sel tidak diubah oleh pihak lain, Microsoft Excel menyediakan fasilitas Protection. Fasilitas tersebut dapat digunakan untuk mengunci sel agar tidak dapat diubah dan menyembunyikan formula yang telah dibuat agar tidak dapat terlihat. Untuk mengatur format Protection, dapat dilakukan melalui langkah-langkah berikut :
1. Pilih sel yang akan diubah formatnya.
2. Pilih menu Format - Cells atau dengan menekan tombol Ctrl + I.
3. Setelah kotak dialog Format Cells ditampilkan, pilih tab Protection.
4. Pada format Protection terdapat dua pilihan yaitu Locked dan Hidden. Locked, digunakan untuk mengunci sel dari perubahan data. Hidden, digunakan untuk menyembunyikan formula pada suatu sel.


E. Menggabungkan Sel

Pada saat bekerja dengan Microsoft Excel, terkadang kita harus menggabungkan beberapa sel menjadi satu. Penggabungan dua atau lebih sel dapat dilakukan secara horizontal, vertikal, maupun gabungan keduanya. Penggabungan dua atau lebih sel akan menghilangkan batas kolom dan baris dari sel tersebut dan sebagai gantinya sel-sel tersebut akan berupas suatu sel yang lebih panjang atau lebih lebar. Untuk memahami penggabungan sel, dapat dilakukan langkah-langkah berikut :
1. Blok sel B2 sampai dengan E2
2. Klik ikon Merge and Center pada toolbar Formatting
3. Secara otomatis sel yang diblok yaitu sel B2 sampai E2 akan berubah menjadi satu sel

Cara lain untuk menggabungkan sel adalah melalui menu Format - Cells. Pilih tab Alignment kemudian pada pilihan Text Control, tandai kotak di samping Merge cells.


F. Memformat Baris dan Kolom

Pada saat bekerja dengan Microsoft Excel, kita akan menggunakan sel-sel sebagai tempat bekerja. Pada saat mengetikkan data ke dalam suatu sel, terkadang data yang diketikkan tidak mencukupi lebar atau panjang dari sel tersebut. Hal ini dapat diperbaiki dengan mengubah ukuran baris atau kolom.

1. Mengatur Tinggi Baris

Untuk mengubah tinggi dari suatu baris dapat dilakukan dengan menggunakan mouse atau melalui menu Format. Langkah-langkah untuk mengatur tinggi suatu baris, yaitu sebagai berikut :
1. Pilih atau blok sel yang akan diubah barisnya
2. Apabila akan menggunakan mouse, tempatkan penunjuk mouse pada batas baris antarsel. Setelah muncul kursor dengan tanda panah dua arah di antara sel, tahan tombol mouse dan gerakkan mouse sesuai dengan ukuran tinggi baris yang diinginkan.
Cara lain untuk mengubah ukuran tinggi baris yaitu melalui menu Format.
1. Pilih atau blok sel yang akan diubah tinggi barisnya.
2. Pilih menu Format - Row - Height.
3. Selanjutnya, akan ditampilkan kotak dialog Row Height.
4. Masukkan ukuran tinggi baris yang kita inginkan pada kotak Row height. Tekan tombol OK. Selanjutnya, tinggi baris dari sel yang dipilih akan berubah secara otomatis.

Untuk mengatur tinggi baris agar dapat berubah sesuai dengan data yang terdapat pada sel, dapat dilakukan melalui menu Format - Row - AutoFit

2. Mengatur Lebar Kolom

Untuk mengubah lebar suatu kolom, dapat dilakukan dengan cara yang hampir sama dengan mengubah baris. Caranya, yaitu menggunakan mouse atau melalui menu Format. Selain itu, terdapat juga fasilitas untuk mengubah lebar semua kolom. Langkah - langkah untuk mengatur lebar kolom, yaitu :
1. Pilih atau blok sel yang akan diubah lebar kolomnya
2. Apabila kita akan menggunakan mouse, tempatkan penunjuk mouse pada batas kolom antara sel. Setelah muncul kursor dengan tanda panah dua arah di antara sel, tahan tombol mouse dan gerakkan mouse sesuai dengan ukuran lebar kolom yang diinginkan.

Cara lain untuk mengubah ukuran lebar kolom yaitu melalui menu Format.

1. Pilih atau blok sel yang akan diubah lebar kolomnya.
2. Pilih dan klik menu Format - Column - Width.
3. Selanjutnya, akan ditampilkan kotak dialog Column Width.
4. Masukkan ukuran tinggi baris yang kita inginkan pada kotak Column width. Tekan tombol OK. Selanjutnya, lebar kolom dari sel yang dipilih akan berubah secara otomatis.

Untuk mengatur lebar kolom agar dapat berubah sesuai dengan data yang terdapat pada sel, dapat dilakukan melalui menu Format - Column - AutoFit Selection. Selain itu, terdapat juga fasilitas untuk mengubah lebar semua kolom yang dapat dilakukan melalui langkah - langkah berikut.
1. Pilih menu Format - Column - Standard Width.
2. Selanjutnya, akan ditampilkan kotak dialog Standard Width. Isi kotak Standard column width dengan ukuran lebar kolom yang diinginkan. Tekan tombol OK. Selanjutnya, lebar semua kolom pada lembar kerja yang sedang digunakan akan berubah.

3. Menyembunyikan Baris atau Kolom

Untuk menyembunyikan baris atau kolom, kita dapat melakukan langkah - langkah berikut.
1. Pilih satu atau lebih baris atau kolom yang akan disembunyikan.
2. Pada menu Format, pilih Row untuk baris atau Column untuk kolom.
3. Pilih Hide untuk menyembunyikan baris atau kolom.

Untuk menampilkan kembali baris atau kolom yang disembunyikan, lakukan langkah - langkah berikut.

1. Pilih baris atau kolom yang mengapit baris atau kolom yang disembunyikan.
2. Pada menu Format, pilih Row untuk baris atau Column untuk kolom.
3. Pilih Unhide untuk menampilkan kembali baris atau kolom.


G. Memindahkan dan Menyalin Data

Dalam membuat suatu buku kerja, biasanya untuk memudahkan pekerjaan dibutuhkan beberapa fasilitas yang dapat digunakan untuk menyalin data. Microsoft Excel dan aplikasi Windows lainnya menyediakan fasilitas untuk menyalin dan memindahkan data. Fasilitas yang terdapat pada Microsoft Excel adalah Cut, Copy, Paste, dan Paste Special.

1. Memindahkan Data

Memindahkan data adalah menghapus data yang terdapat pada suatu tempat atau sel dan menempatkannya di tempat atau sel yang lain. Untuk menghapus dan memindahkan data, digunakan perintah Cut dan Paste. Langkah - langkah untuk memindahkan data, yaitu sebagai berikut.
1. Blok atau pilih sel yang berisi data yang akan dipindahkan.
2. Pilih menu Edit - Cut. Selain itu, dapat dilakukan dengan menekan tombol Ctrl + X pada keyboard atau ikon Cut pada toolbar Standard.
3. Pindahkan penunjuk sel ke sel yang menjadi tempat untuk data yang dipindahkan.
4. Pilih menu Edit - Paste. Selain itu, dapat dilakukan dengan menekan tombol Ctrl + V pada keyboard atau ikon Paste pada toolbar Standard.
5. Selanjutnya, data akan berpindah ke lokasi baru.

2. Menyalin Data

Menyalin data pada dasarnya sama dengan memindahkan data, tetapi data yang terdapat pada posisi awal tidak akan dihapus. Untuk menyalin data digunakan perintah Copy dan Paste. Langkah - langkah untuk memindahkan data yaitu sebagai berikut.
1. Blok atau pilih sel yang berisi data yang akan dipindahkan.
2. Pilih menu Edit - Copy. Selain itu, dapat dilakukan dengan menekan tombol Ctrl + C pada keyboard atau ikon Copy pada toolbar Standard.
3. Pindahkan penunjuk sel ke sel yang menjadi tempat untuk data yang akan disalin.
4. Pilih menu Edit - Paste. Selain itu, dapat dilakukan dengan menekan tombol Ctrl + V pada keyboard atau ikon Paste pada toolbar Standard.
5. Selanjutnya, data akan tersalin ke lokasi baru.

Pada saat kita menggunakan perintah ikon Paste pada toolbar Standard, terdapat beberapa pilihan yang dapat kita pilih. Pilihan tersebut dapat ditampilkan dengan mengklik tanda panah kecil disebelah kanan ikon Paste yang akan menampilkan pilihan berikut.

* Formulas, menyalin rumus sel seperti yang tertulis pada bagian formula bar
* Values, menyalin nilai hasil dari suatu penghitungan rumus dari suatu sel atau range
* No Borders, menyalin semua isi sel termasuk format yang dimilikinya, tetapi tanpa menyertakan format border (garis bingkai) yang dimiliki oleh sel atau range
* Transpose, menyalin sel dengan mengubah kolom menjadi baris dan baris menjadi kolom
* Paste Link, menyalin sel dengan membuat hubungan antara data yang disalin dengan hasil salinan
* Paste Special, menyalin sel dengan beberapa pilihan tertentu

3. Menggunakan Paste Special

Microsoft Excel menyediakan fasilitas lain yang sangat berguna, yaitu Paste Special. Fasilitas tersebut mempunyai beberapa pilihan yang dapat digunakann untuk menyalin sekaligus menjalankan perintah penjumlahan, pembagian, perkalian, dan perintah lainnya. Selain itu, perintah Paste Special juga mempunyai perintah untuk memilih apa yang akan disalin, misalnya pada sel tujuan hanya akan disalin formulanya saja tanpa menyalin data atau hanya akan menyalin nilai datanya. Untuk menggunakan Paste Special, lakukan perintah pengopian terlebih dahulu menggunakan fasilitas Copy atau Cut kemudian tekan tanda panah kecil disebelah ikon Paste pada toolbar Standard yang akan menampilkan pilihan. Selain itu, perintah tersebut dapat dilakukan melalui menu Edit - Paste Special.


Berikut ini merupakan beberapa fasilitas yang terdapat pada Paste Special bagian Paste.
* All, menyalin isi sel termasuk formatnya. Pilihan ini sama dengan perintah Paste biasa yang terdapat pada menu Edit.
* Formulas, hanya menyalin rumus sel seperti yang tertulis pada bagian formula bar.
* Values, hanya menyalin nilai hasil dari suatu penghitungan rumus. Pilihan ini hanya menyalin hasil, bukan rumusnya.
* Formats, menyalin format yang terdapat pada sel sedangkan rumus atau isi sel diabaikan.
* Comments, menyalin komentar yang terdapat pada sel Validation, hanya menyalin aturan aturan validasi data yang terdapat pada sel.
* All except borders, menyalin semua yang terdapat pada sel kecuali garis pinggir. Pilihan ini digunakan jika pada sel tujuan sudah terdapat garis pinggir.
* Column width, menyalin ukuran lebar kolom yang terdapat pada sel formulas and number formats, menyalin formula pada rumus dan format angka pada sel.
* Values and number formats, menyalin nilai hasil dan format angka pada sel.

Pada bagian Operation terdapat beberapa pilihan, yaitu sebagai berikut.
* None, menyalin data yang terdapat pada sel tanpa melakukan operasi matematika.
* Add, menyalin data sekaligus menjumlahkan data tersebut dengan data yang terdapat pada sel tujuan.
* Subtract, menyalin data dan mengurangi data di sel tujuan dengan data dari sel awal.
* Multiply, menyalin data sekaligus mengalikannya dengan data yang terdapat pada sel tujuan.
* Divide, menyalin data sekaligus membagi data pada sel tujuan dengan data dari sel awal.